Pressemeldungen

02.03.2010 Dokumentenmanagement lindert Uni-Stress

Softwarebüro Krekeler bietet den "Office Manager" jetzt als Studentenversion

Königs Wusterhausen – Seminar- und Hausarbeiten, wissenschaftliche Recherchen, Unterlagen für Vorträge und Mitschriften: Allein innerhalb eines Semesters sammelt sich bei Studenten eine Vielzahl von Dokumenten auf dem Computer an. Steht ein paar Semester später etwa die Prüfungsvorbereitung ins Haus und alte Unterlagen werden dazu benötigt, beginnt oft das große Suchen.

Lösungen liefern in diesem Fall Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie der vom Softwarebüro Krekeler entwickelte "Office Manager" (www.officemanager.de). Um dem geringeren Budget von Studenten gerecht zu werden, bietet der Softwaredienstleister den Dokumentenmanager nun auch in einer Studentenversion an – zum unschlagbaren Preis von 50 Euro (inkl. MwSt. / versandkostenfrei). Der "Office Manager" bietet alle Möglichkeiten zum Erfassen, Scannen, Recherchieren und Archivieren von Unterlagen, sowohl elektronischer Art als auch in Papierform. "Bei Studenten gibt es dazu einen großen Bedarf, sie wollen und müssen alles Wichtige schnell wieder zur Hand haben", weiß Geschäftsführer Harald Krekeler.

Der Office Manager funktioniert nach einem einfachen System: Elektronische Dokumente nahezu jeden Formats werden mittels Volltextindizierung erfasst, mit beliebig vielen Attributen katalogisiert und in einem zentralen Archiv abgelegt. Auch Papierdokumente werden nach dem Scannen dort integriert. Über die zugeordneten Attribute und mit Hilfe einer Volltextsuche lassen sich die Dokumente dann jederzeit wieder abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten. Dazu stehen Drag&Drop-Funktionen für sämtliche Dateiformate zur Verfügung.

Studenten können den "Office Manager" ab sofort im Online-Shop des Softwarebüros unter shop.officemanager.de erwerben. Als Nachweis muss nach dem Bestellvorgang eine Kopie des Studentenausweises eingeschickt werden.

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20.01.2010 Einfach, sicher, übersichtlich

So funktioniert die Dokumentenverwaltung für AutoCAD-Dateien im Office Manager

Königs Wusterhausen - Architekten, Ingenieure und auch Informatiker oder Gebäudetechniker: Für viele von ihnen ist das Reißbrett Geschichte. Statt dessen nutzen sie die Software AutoCAD, um in ihrer täglichen Arbeit Zeichnungen in 2D oder 3D am Computer zu erstellen. Dass dabei im Laufe der Zeit ein erhebliches Dokumentenaufkommen entsteht, liegt auf der Hand. "Wo hatte ich noch mal den Gebäudeentwurf vor zwei Monaten abgelegt?", lautet dann die typische Frage.

Es gibt aber Abhilfe im Datenchaos: Der Office Manager, eine Business-Lösung für ein effizientes Dokumentenmanagement, hat sich im täglichen Büroeinsatz bewährt. Er schafft den oft verwendeten, aber unübersichtlichen Verzeichnisbaum in der Ordnerverwaltung ab und punktet stattdessen mit assoziativen Verbindungen, über die Dokumente einsortiert und wiedergefunden werden. Damit kommt schnell Ordnung und Übersicht ins Dokumenten-Chaos. Speziell für Zeichner ist im "Office Manager" eine Funktion zum Verwalten von AutoCAD-Dokumenten implementiert. "Viele Berufsgruppen arbeiten mit dem Zeichenprogramm, aus diesem Grund haben wir die Funktionen in unsere Business-Lösung eingebunden", erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros.

Das AutoCAD-Menü lässt sich einfach und in wenigen Schritten nach den persönlichen Anforderungen des Nutzers in die DMS-Lösung integrieren. Vom "Office Manager" aus kann das AutoCAD-Programm damit direkt gestartet oder eine neue Zeichnung aufgerufen werden, die automatisch den Dokumententyp CAD erhält. Je nach Installation stehen weitere Befehle zur Verfügung: So kann beispielsweise ein markiertes Bauteil in die geöffnete Zeichnung eingefügt oder die markierte Zeichnung als DXF-Datei gespeichert werden. Zudem werden Änderungen ins Archiv übernommen und der Schriftkopf der Zeichnung lässt sich nach Modifikationen im Archiv aktualisieren. Darüber hinaus können die Nutzer im "Office Manager" eigene Befehle für AutoCAD erstellen, dafür steht auch eine ausführliche Anleitung bereit.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de

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07.01.2010 Bequemer geht's nicht

Softwarebüro Krekeler bietet alle Produkte im neuen Online-Shop

Königs Wusterhausen - Dokumentenmanagement und -archivierung sind das Spezialgebiet des Softwarebüros Krekeler. Seit mehr als einem Jahrzehnt entwickelt es schon entsprechende Business-Lösungen, so wie das Dokumentenmanagementsystem "Office Manager". Dabei werden zuvor eingescannte Papierdokumente mittels Volltextindizierung erfasst und katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis, aus dem sie sich mit Hilfe zugeordneter Attribute und einer Volltextsuche wieder übersichtlich abrufen, auflisten und verarbeiten lassen.

Um den Kunden permanent die passenden Komponenten zur Verfügung stellen zu können, betreibt das Softwarebüro Krekeler unter http://shop.officemanager.de seit einigen Monaten einen neuen, Warenkorb geführten Online-Shop. "Auf die steigende Nachfrage nach den Office-Produkten haben wir reagiert und bieten nun die Möglichkeit, Produkte rund um die Uhr bei uns auszuwählen und zu bestellen", erläutert Geschäftsführer Harald Krekeler. Neben den Office-Manager-Produkten finden Kunden auch die passende Hardware in Form von Dokumentenscannern. Wie etwa den ScanSnap S1500 von Fujitsu. Die DMS-Lösung "Office Manager" besitzt eine ScanSnap-Anbindung, über die zum Beispiel zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute oder 40 Bilder pro Minute gescannt, im PDF-Format gespeichert und schließlich im elektronischen Dokumentenarchiv zur Verfügung gestellt werden können. Auch der digitale Dokumentenscanner Sceye 3rd bietet diese Möglichkeiten, arbeitet aber noch einem anderen Prinzip: Dokumente werden nicht eingezogen, sondern mit einer Digitalkamera fotografiert.

Darüber hinaus können Updates und weitere Softwareprodukte, zum Teil auch gleich als praktischer Download, im Office Manager-Shop erworben werden. "Wir freuen uns über den regen Zulauf im Shop und werden unseren Service noch weiter ausbauen", gibt Harald Krekeler Auskunft. Mit einer Tatsache punktet er bei seinen Kunden aber schon jetzt ganz besonders: Die Lieferung der Produkte nach Deutschland, in die EU-Länder sowie die Schweiz ist kostenlos.

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26.11.2009 Server-Volltextsuche

Bequem arbeiten und Zeit sparen mit der Volltextsuche im Office Manager Enterprise

Königs Wusterhausen - Eine spezielle Software zur Dokumentenverwaltung hat sich in vielen Unternehmen bereits bewährt. Dokumente jeder Art wie auch die eingehende postalische Korrespondenz werden digitalisiert, um der Dokumentenflut Einhalt zu gebieten und effizientere Arbeitsabläufe zu schaffen, von denen alle Mitarbeiter profitieren.

Unternehmen, die dem Papierchaos abschwören und ihre Arbeitsprozesse mittels digitalisierter Dokumente effizienter gestalten möchten, gibt das Softwarebüro Krekeler mit dem "Office Manager" (www.officemanager.de) eine Lösung für die Dokumentenverwaltung und -archivierung an die Hand. Sie ist auch als leistungsfähige Enterprise-Variante für große Unternehmensnetzwerke erhältlich und erfasst sogar Datei-Anhänge von E-Mails, die sie zuverlässig ins System überführt und indexiert.

Der "Office Manager Enterprise" lässt sich nun noch leistungsstärker einsetzen, denn bei Verwendung des Microsoft SQL-Servers steht jetzt auch die Volltextsuche des Servers zur Verfügung. "Die neue Funktion lässt sich schnell und in wenigen Schritten mit Hilfe einer genauen Dokumentation installieren", verweist Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros, auf die einfache Handhabung.

Suchanfragen können damit noch effizienter und zeitsparender durchgeführt werden. "Abfragen mehrerer Wörter, eines ganzen Ausdrucks, die sogenannte unscharfe Suche, und natürlich der Einsatz der gängigen Suchoperatoren sind möglich", erläutert Harald Krekeler die Vorteile der neuen Funktion. Damit sind nun wichtige Unterlagen noch schneller zur Hand, betriebliche Prozesse werden beschleunigt - und die Produktivität des Unternehmens steigt.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de

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12.11.2009 Neue Schnittstelle

DMS-Lösung "Office Manager" schlägt eine Brücke zur Buchhaltung

Königs Wusterhausen – Die Buchhaltung stellt für Unternehmen hierzulande eine der größten bürokratischen Herausforderungen dar; unterliegen viele von ihnen doch umfassenden, gesetzlichen Verpflichtungen. Zu diesen gehört nicht nur die ordnungsgemäße Buchführung mit Aktiva sowie Passiva, sondern auch die langjährige Aufbewahrung von Quittungen, Rechnungen und Belegen anderer Art. Diese sind im Falle von Steuerprüfungen den Behörden offenzulegen. Sind Belege dann nicht mehr zeitnah auffindbar oder wurden die Aufbewahrungspflichten verletzt, drohen zum Teil hohe Bußgelder und Nachzahlungen.

Damit die Nutzer des "Office Manager" erst gar nicht in eine solche Lage kommen, hat das Softwarebüro Krekeler seine DMS-Lösung mit einer Buchhaltungsschnittstelle ausgestattet, die eine Daten-Synchronisation mit den gängigen Buchhaltungslösungen Lexware und DATEV ermöglicht. So bietet der "Office Manager" bei der Archivierung von Buchungsbelegen umfassende Importfunktionen für Papierdokumente, E-Mails sowie andere Dokumente.

Per einfachen Knopfdruck erfasst die DMS-Lösung Belege, verknüpft sie mit deren Eigenschaften – darunter Belegdatum, Buchungsjahr, Betrag – und legt sie leicht wiederauffindbar im zentralen Dokumentenmanagementsystem ab. Hierzu muss beim Erfassen der Belege lediglich die entsprechende Belegnummer angegeben werden. Alle weiteren Informationen übernimmt der "Office Manager" dann über die integrierte Schnittstelle aus der Buchhaltungslösung.

"Mit der neuen Schnittstelle geben wir unseren Kunden nun noch mehr Möglichkeiten an die Hand und schlagen eine Brücke zur Buchhaltung", erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer vom Softwarebüro Krekeler.

Weitere Informationen unter www.officemanager.de

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14.10.2009 Digitale Dokumentenablage

"Office Manager" mit Fujitsu ScanSnap macht Aktenordner künftig überflüssig

Königs Wusterhausen - Immer mehr Unternehmen machen Front gegen die Papierflut, die tagtäglich in Gestalt von Rechnungen, Aufträgen und postalischer Korrespondenz über sie hereinbricht. Schließlich beeinträchtigen Dokumente in Papierform die Effizienz von Unternehmensprozessen sowie Arbeitsabläufen, da sie in der Regel nicht allen Mitarbeitern zentral und jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Sie ziehen - vor allem in größeren Betrieben - darüber hinaus auch einen großen logistischen Aufwand nach sich: So müssen bestimmte Unterlagen zwecks Bearbeitung beispielsweise von einer Abteilung in die andere verbracht werden und dennoch wiederauffindbar bleiben. "Das bedeutet, dass bei Print-Dokumenten, die sich innerbetrieblich im Umlauf befinden, protokolliert werden muss, wo sie jeweils gerade liegen", verweist Harald Krekeler vom Softwarebüro Krekeler auf einen entscheidenden Nachteil. Daher rät er Unternehmen dazu, Dokumente jeder Art und damit auch die eingehende postalische Korrespondenz grundsätzlich zu digitalisieren.

Für alle Unternehmen, die der Papierflut abschwören und ihre Arbeitsprozesse mittels digitalisierter Dokumente effizienter gestalten möchten, hat das Softwarebüro Krekeler nun ein attraktives "Rundum-sorglos-Paket" geschnürt, das mit dem "Office Manager" eine leistungsstarke Lösung für die Dokumentenverwaltung und -archivierung, mit dem ScanSnap S1500 von Fujitsu einen kompakten Dokumentenscanner sowie mit dem ABBYY FineReader eine OCR-Texterkennungssoftware umfasst. Dank der ScanSnap-Anbindung der DMS-Lösung "Office Manager" können zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute (Simplex Modus) oder 40 Bilder pro Minute (Duplex Modus) gescannt, im PDF-Format gespeichert und schließlich im elektronischen Dokumentenarchiv, für den zentralen Zugriff durch Mitarbeiter, strukturiert abgelegt werden. "Für eine überzeugende Qualität sorgt dabei die maximale optische Scan-Auflösung von 600 dpi. Außerdem umfasst der Scanner auch einen Ultraschallsensor zur Doppeleinzugskontrolle, sodass beim Stapelscan sichergestellt ist, dass keine Seite verloren geht", erläutert Krekeler.

Beim Import der gespeicherten PDF-Dateien in den "Office Manager" werden die jeweils enthaltenen Textinhalte mithilfe der Texterkennungssoftware sofort indexiert und verschlagwortet. Zugleich kann der Nutzer digitalisierte Dokumente nach eigenem Belieben benennen sowie einem bestimmten Projekt, einer Gruppe oder einer Kategorie zuordnen. "So ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter ein Dokument bei Bedarf über die Volltextsuche und anhand der eingegebenen Attribute schnell wiederauffinden kann", erklärt Krekeler.

Die aktuellen Rundum-Sorglos-Pakete können in zwei Ausführungen bestellt werden: Für nur 650 Euro statt 743,73 Euro ist der ScanSnap zusammen mit der Pro-Version und für 1.300 Euro mit der Enterprise-Version des "Office Manager" erhältlich.

Weitere Informationen und Buchung unter http://scansnap.officemanager.info bzw. http://shop.officemanager.de

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28.07.2009 DMS-Lösungen gefragt wie nie

"Office Manager" sorgt für mehr Produktivität im Betrieb

Königs Wusterhausen - Bereits jedes zweite Unternehmen setzt aktuellen Studien zufolge eine spezielle Software für die Dokumentenverwaltung ein. DMS-Lösungen wie der "Office Manager" vom Softwarebüro Krekeler sind demnach beliebter denn je. Dabei werden ihre Funktionen am häufigsten zum Erfassen und Scannen von Dokumenten genutzt sowie für die Recherche und Archivierung eingesetzt.

Für Harald Krekeler vom gleichnamigen Softwarehersteller ist diese Entwicklung nicht überraschend: "Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile eines softwaregestützten Dokumentenmanagements. Wichtige Unterlagen sind schnell zur Hand, betriebliche Prozesse werden beschleunigt und die Produktivität im Unternehmen steigt." Dennoch würden die Potentiale von DMS nach Ansicht des Experten bei weitem noch nicht ausgeschöpft.

"Ist die richtige Lösung im Einsatz, kann mithilfe des Dokumentenmanagementsystems auch die Zusammenarbeit in Projektteams um einiges effizienter gestaltet werden. So können digitale Unterlagen im Unternehmen mit unserem 'Office Manager' beispielsweise mehreren Mitarbeitern gleichzeitig verfügbar gemacht werden", erläutert Krekeler. Die neueste Version der beliebten DMS-Lösung, die auch als leistungsfähige Enterprise-Variante für große Unternehmensnetzwerke erhältlich ist, erfasst sogar Datei-Anhänge von E-Mails, überführt sie zuverlässig ins System und indexiert sie.

Vorteile hat dies vor allem auch in punkto Compliance: Denn unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, denen alle Unternehmen hierzulande unterliegen, fallen auch E-Mail-Anhänge, sofern sie steuerrechtlich von Relevanz sind. "Der Gesetzgeber ist zweifelsohne ein wichtiger Handlungstreiber, wenn es um die Anschaffung einer DMS-Lösung angeht", weiß Krekeler aus Kundengesprächen zu berichten.

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30.06.2009 Revisionssicher und teamorientiert: Dokumentenverwaltung "Office Manager" in neuer Version 9.0 verfügbar

Innovative DMS-Lösung berücksichtigt sogar Datei-Anhänge von E-Mails

Wo war noch gleich …? Wer regelmäßig mit digitalen Dokumenten arbeitet, pflegt häufig sein ganz eigenes Ordnungssystem. Das kann in einem Projektteam schnell problematisch werden - insbesondere wenn zusätzlich Dateien aus unterschiedlichen Programmen innerhalb eines einzigen Projekts verwendet werden müssen. Abhilfe schafft hier der "Office Manager", eine Business-Lösung für ein effizientes Dokumentenmanagement. Sie macht den üblichen aber unübersichtlichen Verzeichnisbaum überflüssig, punktet stattdessen mit assoziativen Verbindungen und bringt Ordnung in das Dokumenten-Chaos.

Per Volltextsuche kann innerhalb von Dokumenten jeden Formats oder allgemein nach Dateinamen, Erstellungsdatum sowie Schlagwörtern recherchiert werden. Seit Anfang diesen Jahres wartet der "Office Manager" in seiner neuen Version 9.0 darüber hinaus mit weiteren interessanten Features auf, die die Lösung vor allem noch anwenderfreundlicher machen. "Unsere bisher schon sehr schnelle Suche indexiert jetzt auch E-Mail-Dateianhänge und macht so auch Informationen auffindbar, die im Text-Körper der E-Mail selbst nicht enthalten sind", gibt Harald Krekeler, Inhaber des Softwarebüros Krekeler, einen Einblick.

Ebenfalls neu sind die Mini-Icons, die ab der Version 9.0 Projekte in der Übersicht zusätzlich charakterisieren. In diesem Zusammenhang wurden zudem Formatierungsmöglichkeiten für Projektnamen und Farben für Schrift und Hintergrund eingeführt, die komplexe Dokumentenstrukturen in Unternehmen zeitsparend einsehbar machen. Auch die Zeitraumsuche wurde verfeinert und verbessert. Sie ermöglicht das schnelle Wiederauffinden digitaler Unterlagen im Unternehmen, die dank dem "Office Manager" von mehreren Mitgliedern eines Projektteams verwendet werden können.

Die steuerrechtliche Seite des Themas „Dokumentenverwaltung“ wird bereits seit 1997 vom Softwarebüro Krekeler im Rahmen der DMS-Lösung adressiert. Dabei stand schon während ihrer Entwicklung einfache Bedienbarkeit und Formatvielfalt im Fokus. Inzwischen kann der "Office Manger" mit Drag&Drop-Funktionen für sämtliche Dateiformate aufwarten und bietet frei wähl- und benennbare Rubriken zur Katalogisierung digitaler Unterlagen sowie einen Anschluss an CAD-Systeme.

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30.03.2008 Office Manager DMS jetzt auch in polnischer Sprachversion

In Kooperation mit der HMC-Poland veröffentlicht das Softwarebüro Krekeler die polnische Version des Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems Office Manager.

Die Windows-Software "Office Manager" ist ein Dokumenten-Management-System für die Verwaltung und Langzeitarchivierung von digitalen und gescannten Dokumenten. Die deutschsprachige Ausgabe wird seit 1997 auf dem europäischen Markt vertrieben, Anfang 2007 folgte eine englische Version.

Im Mai 2007 schlossen das Softwarebüro Krekeler und die Hanseatic Management Consult (HMC) einen Kooperationsvertrag für die Entwicklung einer polnischen Sprachversion. Die Übersetzungen wurden von HMC durchgeführt und im Februar 2008 abgeschlossen. HMC besitzt die Exklusivrechte für den Vertrieb der polnischen Ausgabe.

Eine erste Produktpräsentation findet am 8. April 2008 im Hotel Festival, 45-222 Opole, Polen statt.
Weitere Informationen unter http://www.hmc-poland.pl/news.php und http://www.officemanager.de.

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05.01.2008 Neue Office Manager Version mit direkter Schnittstelle zu Sceye 2.0

Logo Zum Jahresbeginn bringt das Softwarebüro Krekeler die optimierte Version 8.0 des Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems Office Manager auf den Markt.

Das Upgrade bietet interessante neue Funktionalitäten im Bereich der Archivierung von Papierdokumenten. Hierzu gehört zum einen ein Datenabgleich des Belegarchivs mit der digitalen Buchhaltung. Zum anderen ist nun auch die Ausführung der OCR-Texterkennung im Hintergrund möglich, so dass der Anwender ohne Unterbrechung weiter arbeiten kann. Belege lassen sich jetzt direkt für eine Datenträgerüberlassung nach GDPdU Z3 auf CD oder DVD brennen. Weitere Neuigkeiten sind die Barcode-Trennung beim Stapelscan oder die Verknüpfung der Dokumente zu Outlook-Kontakten.

Besonderes Augenmerk bei der Weiterentwicklung lag auf der reibungslosen und bequemen Nutzung neuer Scan-Technologien, wie beispielsweise der digitalen Dokumentenkamera Sceye. Hiermit werden Dokumente nicht klassisch gescannt, sondern fotografiert. Der aktuelle Office Manager beinhaltet neben der Twain-Schnittstelle auch eine schnelle Direktverbindung zur Sceye Version 2.0. Die Dokumente werden als durchsuchbare PDF-Dateien archiviert und über die Office Manager-Volltextsuche jederzeit wiedergefunden.

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