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Pressemitteilung vom 10.10.2012

Automatische Belegerfassung mit Office Manager Enterprise

Königs Wusterhausen – Die digitale Erfassung und Verwaltung von Dokumenten ist mittlerweile ein Standardprozess in vielen Unternehmen, um deren schnelle Wiederauffindbarkeit und zentralen Abruf zu gewährleisten. Studien und Erfahrungen zeigen, dass der Einsatz eines effizienten Dokumenten-Management-Systems viele Arbeitsprozesse beschleunigt, die Teamarbeit in den Unternehmen optimiert und Zeit spart, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Wer bei der DMS-Lösung allerdings an der falschen Stelle spart, für den gehen die Zeitersparnisse häufig schnell wieder verloren. Denn gerade bei der Belegerfassung trennt sich unter den Programmen die Spreu vom Weizen. Die Digitalisierung und Ablage papiergebundener Dokumente stellt den größten Faktor in punkto Aufwand und Zeit dar. Daher sollten Unternehmen auf Lösungen zurückgreifen, die diesen Prozess weitgehend automatisieren. Nur so lassen sich die Vorteile eines effizienten Dokumenten-Managements vollumfänglich nutzen, so Harald Krekeler.

Er rät Unternehmen daher zum Einsatz des Office Manager Enterprise. Diese erweiterte Ausgabe der etablierten DMS-Lösung automatisiert die Erfassung von Dokumenten. Die entsprechenden Attribute - wie zum Beispiel Belegnummer, Datum oder Kunde - werden dabei aus dem Dokumenteninhalt ermittelt. Hierzu wird bei gescannten Dokumenten eine OCR-Texterkennung ausgeführt. Für die vollautomatische Archivierung sind aber auch insbesondere die ausgehenden Belege, die vom eigenen Unternehmen als PDF-Dokument erstellt werden, geeignet.

Eigene Belege lassen sich besonders gut erkennen

Grund: Sie werden in der Regel von einer Warenwirtschafts-Software mit demselben Layout erstellt. So fällt es den Algorithmen besonders leicht, die gewünschten Informationen an fest vorgegebenen Positionen des Dokuments zu finden. Zudem wird erkennt, ob es sich bei einem Beleg beispielsweise um einen Lieferschein oder eine Rechnung handelt. Office Manager Enterprise prüft das Dokumentenverzeichnis des Warenwirtschaftssystems regelmäßig auf neue Belege und importiert sie dann vollautomatisch in das Archiv. Auf Wunsch werden diese auch gleich ausgedruckt oder per E-Mail versandt.

Darüber hinaus bietet die Enterprise-Edition erweiterte Funktionen für den professionellen Einsatz im Unternehmensnetzwerk. So ist eine Speicherung der Dokumenten-Archive auf SQL-Datenbankservern möglich. Ebenfalls bestehen Funktionen zur Optimierung großer Datenbestände sowie zur Umsetzung erweiterter Sicherheitsmechanismen.

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