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Pressemitteilung vom 09.03.2013

E-Mails in zentralen Archiven verwalten

Outlook und Office Manager

Königs Wusterhausen – Handelsbrief ist Handelsbrief; unabhängig davon ob er auf Papier gedruckt ist oder in Gestalt einer E-Mail vorliegt. Daher gelten auch dieselben gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungspflichten: Demnach sind Unternehmen verpflichtet, relevante E-Mails manipulationssicher abzulegen und im Falle einer Betriebsprüfung zugänglich zu machen. Diese Pflicht gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe. Und betroffen sind alle E-Mails, die rechtsrelevante Erklärungen beinhalten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei ist es beispielsweise bei Buchungsbelegen nicht ausreichend, nur die per E-Mail erhaltene PDF-Rechnung auszudrucken und auf Papier abzulegen. Vielmehr muss die gesamte E-Mail mit ihren Anlagen elektronisch archiviert werden.

E-Mails stehen mit anderen Dokumenten im Zusammenhang

Um dabei komplizierte Medienbrüche zu vermeiden, bietet sich für die Archivierung der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems an, welches nicht nur die Mails archiviert, sondern grundsätzlich alle Belege in einem gemeinsamen Archiv verwaltet, empfiehlt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Im Gegensatz zur isolierten E-Mail-Archivierung ermöglichen DMS-Lösungen wie der Office Manager, zusammengehörende Dokumente vom Angebot bis zum Kontoauszug miteinander zu verknüpfen.

Erweiterte Kataloginformationen

Hierzu werden allen E-Mails zusätzlich zu den Mail-Attributen weitere relevante Kataloginformationen zugeordnet: Belegnummern der Buchhaltung, aussagekräftige Bezeichnungen, Kunden, Projekte und Kategorien. Der Office Manager bietet aber noch weitere praktikable Funktionen für den zentralen Zugriff auf E-Mails. Beispielsweise kann über das DMS auch direkt auf die Datei-Anlagen zugegriffen werden, die ebenso zuverlässig archiviert werden wie die E-Mails selbst. Die datenbankgestützte Volltextsuche umfasst auch die Inhalte der anliegenden Belege.

Hierbei wurde sogar an die bekannten "winmail.dat"-Anlagen gedacht. Diese werden von Outlook erzeugt, wenn die E-Mails im RTF-Format gesendet wurden, und können normalerweise nur mit Microsoft-Mailprogrammen gelesen werden. Office Manager extrahiert die in der winmail.dat enthaltenen Dateianlagen, sobald der Anwender darauf zugreifen möchte. Der Office Manager ermöglicht durch seine intelligente E-Mail-Archivierung zuverlässige Rechtssicherheit und hohe Effizienz bei größtmöglicher Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit, so Harald Krekeler.

Weitere Informationen

» White Paper zur Mail-Archivierung
» Supportseiten für Office Manager-Anwender
» Im Zeichen der Compliance (Teil 1)



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