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Pressemitteilung vom 07.06.2012

Sicherer Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement

Kostenlose Unterstützung bei der Office Manager-Programmeinrichtung

Königs Wusterhausen – Der Einstieg in eine effiziente, softwaregestützte Dokumentenverwaltung kann für Unternehmen durchaus eine Herausforderung sein. Um die Anwender des Office Manager DMS dabei nicht im Regen stehen zu lassen, zeichnet sich die etablierte Lösung nicht nur durch eine besonders einfache Benutzerführung aus. Obendrein bietet das Softwarebüro Krekeler als einer von nur wenigen DMS-Anbietern kostenlose und kompetente Unterstützung bei der Ersteinrichtung des Systems. Die Erstbetreuung erfolgt auf Wunsch per Fernwartung.

Der Support umfasst

  1. Die Installation des Programms und die Integration im Firmennetzwerk.
  2. Übertragung der Archivdatenbank auf einen vorhandenen SQL-Server, wenn die Enterprise-Edition verwendet wird.
  3. Bei Bedarf die Einrichtung automatisierter Importfunktionen sowie
  4. Optimierungen der OCR-Texterkennung für Archivierungszwecke.
  5. Zudem rundet das Festlegen des Archivdesigns für Projektverwaltungen, Buchhaltungsarchive und individuelle Anforderungen den kostenlosen Service ab.

Der Vorteil für den Anwender liegt dabei auf der Hand: Er kann sofort mit einer optimierten DMS-Umgebung starten. Zugleich spart er sich den Zeit- sowie Administrationsaufwand, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros.

Anfangsfehler vermeiden

Die Inanspruchnahme des besonderen Services hilft dem Anwender aber auch Fehler bei der Ersteinrichtung des Office Manager von vornherein zu vermeiden. Außerdem lernt er das Grundprinzip der datenbankgestützten Dokumentenverwaltung und die Unterschiede zur einfachen Ablage in Verzeichnisstrukturen kennen. Und auch während des Betriebes der Lösung profitiert der Anwender: Denn eine von IT-Fachmedien mehrfach prämierte Benutzerführung gibt ihm hilfreiche Funktionen und Automatismen wie Importroutinen für Netzwerkscanner und Belegerkennungen an die Hand. Besonders anwenderfreundlich ist auch das Zusammenspiel des Office Manager mit Buchhaltungs- oder CAD-Lösungen sowie das Einlesen der Verzeichnisstruktur und Dateinamen in Archivattribute, hebt Krekeler hervor.

Stellen sich dem Anwender während des Einsatzes der Lösung wichtige Fragen – wie beispielsweise nach den steuerrechtlichen Vorschriften, die bei der Dokumentenarchivierung zu beachten sind –, hat er zudem die Möglichkeit, sich an den Telefon- und E-Mail-Support zu wenden. Aber auch ausführliche Hilfeseiten mit einer Support-Recherche für einzelne Programmfunktionen, einem Hotline-Blog und umfangreichen Dokumentationen für Anwender, Administrator und Skriptentwickler bieten weitere Unterstützung.

 

Tipps und Erklärungen

1. Für die Installation wird das Setup-Programm auf den Client-Computern ausgeführt. Bei einer Netzwerkinstallation gibt es hier einen wichtigen Punkt zu beachten: Das Verzeichnis der gemeinsamen Dateien muss auf allen Arbeitsplätzen gleich eingestellt werden.

2. Office Manager Enterprise kann die Dokumentarchive auf SQL-Datenbankservern speichern. Diese sind sicherer und bei umfangreichen Datenbeständen schneller. Die Übertragung auf den SQL-Server erfolgt mit dem Menübefehl "Datei | Datenbank | Neu".

3. Bei einem Umstieg von der klassischen Dateiverwaltung können die bestehenden Verzeichnisstrukturen automatisiert in die Kataloginformationen des DMS übernommen werden. Zusätzlich sind auch Importverzeichnisse für Netzwerkscanner denkbar sowie die Datenübernahme aus Belegen der Fakturierung.

4. Die Scanner-Parameter werden für eine gute Erkennungsqualität eingestellt und die verwendete OCR-Software optimiert.

5. Je nach Anwendungsfall sind unterschiedliche Kataloginformationen sinnvoll, sodass eine schnelle Datenabfrage nach Projekten, Kunden, Buchungsnummern o. a. sichergestellt ist.



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