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Pressemitteilung vom 19.01.2013

Tagging statt Hierarchie

Office Manager als Pionier unter den Dokumenten-Management-Systemen

Königs Wusterhausen – Das Tagging hat seit dem Web 2.0 Hochkonjunktur. Auch bei Business-Anwendungen zählt die Verknüpfung von bestimmten Vorgängen, Prozessen und Inhalten mit passenden Schlagworten mittlerweile als modernes Funktionsmerkmal. Das gilt insbesondere für den Bereich des Dokumenten-Managements. Eine Vorreiterrolle unter den DMS-Lösungen kommt dabei dem Office Manager zu, der bereits seit 1997 das Tagging unterstützt.

Gemäß des modernen Leitsatzes "Tagging statt Hierarchie" verzichtet das System seit nunmehr 15 Jahren auf tief verzweigte Ordnerstrukturen. Stattdessen werden die im Office Manager archivierten Dokumente mehreren Tags zugeordnet. Dadurch kann ein Dokument gleichzeitig mit einem Projekt, einer Kategorie, einem Kunden oder weiteren Attributen verknüpft werden, was dessen schnelle Wiederauffindbarkeit sicherstellt und die Anwendung praxistauglich macht, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Gezieltes Tagging

Das Tagging ist ein wesentliches Schlüsselelement des Systems. Auch andere datenbankgestützte DMS-Lösungen orientieren sich mittlerweile an dem Verfahren, das der Office Manager im DMS-Bereich etabliert hat. Um wildes Tagging zu vermeiden, erfolgt dieses beim Office Manager - im Gegensatz zum Social Tagging - deutlich geordneter. Durch die vom Administrator festgelegten Tag-Kategorien wie beispielsweise Projekt, Kunde oder Buchungsjahr wird dem Nutzer eine deutlich präzisere Abfrage in den Dokumenten-Archiven ermöglicht, verweist Harald Krekeler auf einen wesentlichen Unterschied zum Web 2.0, der den besonderen Anforderungen von Unternehmen an DMS-Lösungen geschuldet ist.

Das Tagging als Vereinfachung des kognitiven Prozesses der Kategorisierung von Inhalten löst das Problem der Verzeichnisstrukturen. In Letzteren muss ein Dokument oder Beleg nämlich stets einem Eltern-Element zugeordnet sein. Ist dies nicht spezifisch genug, müssen für die Zuordnung weitere Kind-Elemente geschaffen werden. Im Ergebnis entstehen häufig unübersichtliche Hierarchien, die einem stark verästelten Baum ähneln. Sich in diese einzuarbeiten, ist für Dritte, die ebenfalls mit den Hierarchien arbeiten sollen, nur unter großen Zeitaufwand möglich. Gerade in Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter auf den Dokumentenbestand zugreifen, ist das Tagging weitaus effizienter.

Praxisbeispiel Buchungsbelege

Screenshot mit Tags als Filterkriterien

Bei der Suche im Office Manager-Archiv werden die gewünschten Tags als Filterkriterien eingegeben: Im obigen Beispiel für die Suche nach Eingangsrechnungen zur Kostenstelle "Internet" im festgelegten Zeitraum.

Bei der klassichen Suche in Verzeichnisstrukturen muss man sich hingegen durch den gesamten Baum klicken und die Belege aus verschiedenen Unterordnern manuell zusammenstellen:

Buchungsbelege in Verzeichnisstrukturen



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