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Pressemitteilung vom 02.08.2014

Abruf auf Befehl

Office Manager DMS mit ausgeklügelten Funktionen zur schnellen Archivrecherche

Königs Wusterhausen – Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung: Die digitale Erfassung von Dokumenten ist mittlerweile fester Bestandteil in den Arbeitsprozessen vieler Unternehmen. Das Ziel ist meist die Archivierung dieser Belege in einem Dokumenten-Management-System, um deren schnelle Wiederauffindbarkeit und zentralen Abruf unternehmensweit zu gewährleisten. Elektronische wie eingescannte Dokumente müssen sich binnen Sekunden über Stichwörter und Kunden- oder Projektzuordnungen finden lassen. Insbesondere bei der Archivierung von Buchungsbelegen möchte man häufig auch den gesamten Auftrag von der Anfrage bis zur Bezahlung sehen und nachvollziehen können – nicht nur aus steuerrechtlichen Gründen.

Die Belege eines Auftrages gehören zusammen

Die Archivierungssoftware Office Manager bietet für diesen Zweck verschiedene ausgeklügelte Möglichkeiten, Dokumente miteinander zu verknüpfen. Zusammengehörende Dokumente können durch Zuordnung zu einem Projekt oder einer Gruppe kombiniert werden. Dies geschieht über sogenannte Dokumenten-Attribute wie beispielsweise Auftragsnummer, Belegnummer und Buchungsjahr. Die Verknüpfung mit den Attributen stößt bei großen Archiven mit umfangreichen Querverknüpfungen aber an ihre Grenzen. Deshalb haben wir in der Enterprise-Version des Office Managers die Möglichkeit geschaffen, zusammengehörende Belege zu markieren und auf Befehl miteinander zu verknüpfen, informiert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Er erklärt: Wenn man später eine Kundenanfrage vor sich hat, können nun mit einem Klick alle dazugehörigen Dokumente von der Anfrage bis zur Bezahlung eingesehen werden.

Dialogfenster "Interne Dokumentverknüpfungen"

Dialogfenster "Interne Dokumentverknüpfungen"

Hervorzuheben ist zudem, dass der Office Manager einfach an andere Softwaresysteme angebunden werden kann. Es lassen sich auch Dokumente, die zwar keine steuerrechtliche Relevanz haben, die aber eine bessere Projekt- oder Auftragsverfolgung ermöglichen, verknüpfen. Hat beispielsweise eine bestimmte Werbung zu einem Auftrag geführt, dann sollte man auch diese hinzufügen. Ein Werbemailing kann dabei beliebig vielen Aufträgen zugeordnet – also mit ihnen verknüpft – werden, gibt Krekeler ein Beispiel.



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