Pressemitteilung vom 01.11.2015
Der Jahresabschluss steht bevor
Königs Wusterhausen – Es ist wieder soweit: Langsam aber sicher steuern Unternehmen wieder auf den Jahresabschluss zu. Die Vorbereitungen sollten rechtzeitig beginnen, denn eine Vielzahl an Dokumenten sind zusammenzutragen.
Von Glück sagen kann, wer Unterlagen wie Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Leasingverträge, Miet- und
Pachtverträge, Rechnungen und Spendenquittungen bereits parat hat und sich nicht durch Berge von Aktenordnern wühlen
muss. Allen anderen gibt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, einen Tipp: Der rechtzeitige
Umstieg auf ein Dokumentenmanagementsystem, also eine Software zum Archivieren, Scannen, Verwalten und
Wiederauffinden von Daten und Informationen, lohnt sich. Denn dann befinden sich alle Papierbelege und Schriftstücke
sowie elektronische Dateien wie E-Mails samt ihrer Anhänge, Office-Dokumente, PDFs, Bild- und Audiodateien,
CAD-Zeichnungen, selbst Notizen zu Projekten oder Aufträgen, in einem gemeinsamen Archiv und können per Mausklick
binnen Sekunden zusammengetragen werden.
Papierbelege digitalisieren
Fujitsu fi-6670
Und keine Bange vor dem Digitalisieren bereits vorhandener Papierdokumente: Das Scannen einer Akte mit einem
Dokumentscanner ist im Handumdrehen erledigt. Ein benutzerfreundliches DMS wie der Office Manager
vergibt automatisch Schlagworte anhand derer das Wiederauffinden der Dokumente in Sekundenbruchteilen erfolgt. Übrigens:
Diese sogenannte Volltextindexierung der Dokumentinhalte führt Office Manager auch für sämtliche elektronische
Dokumente automatisiert durch. Ein Standardordner fasst rund 600 Blatt Papier. Mit dem Fujitsu fi-7160
Dokumentenscanner beispielsweise, der bis zu 60 Seiten pro Minute scannt, ist so ein Ordner in 10 Minuten
eingescannt. Andere Scanner, die dann für ganze Abteilungen ausgelegt sind, wie der Fujitsu fi-6670, schaffen bis zu
15.000 Blatt pro Tag – was im Beispiel immerhin 25 Ordnern entsprechen würde
, verdeutlicht Harald Krekeler.
Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab XP in einer
Enterprise-Version für
Firmennetzwerke sowie als Edition "Pro" für
Einzelarbeitsplätze erhältlich. In der Ausführung für Firmennetzwerke
ist Office Manager eine Client-Server-Lösung, wobei sämtliche digitalen Dokumente inhouse auf dem Rechner des Kunden
verbleiben, also nicht in eine Cloud ausgelagert werden.
, ergänzt Krekeler.
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