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Pressemitteilung vom 25.07.2013

Office Manager DMS mit Live-Zugriff auf Kontakte aus CRM, Outlook & Co.

Königs Wusterhausen – Der Office Manager hat sich als originäre Lösung für digitales Dokumenten-Management etabliert. Das DMS rückt als solches die Effizienz in den Mittelpunkt und gibt Unternehmen dabei zugleich eine umfassende, Software-übergreifende Flexibilität an die Hand. So können auch bestehende Kontakte aus Drittlösungen wie CRM-Systemen und Adressdatenbanken - darunter die Outlook- und Windows-Adressbücher - mit den Dokumenten im Archiv verknüpft werden.

Daten besser zentral pflegen

Das realisiert der Office Manager dank eines Live-Zugriffs auf die in anderen Lösungen verwalteten Kontakte. Dieses Vorgehen spart Ressourcen und gewährleistet zugleich die Aktualität der verknüpften Kontaktinformationen. Ein großes Problem in vielen Unternehmen ist, dass ein und dieselben Daten in den unterschiedlichsten Lösungen auf dem aktuellsten Stand gehalten werden müssen, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Zentrale Lösungen haben sich unter Windows nicht etabliert. Kontakte werden somit häufig im CRM-System, der Fakturierungssoftware, dem E-Mail-Programm und vermutlich noch in einigen anderen Systemen erfasst. Ändert sich die Adresse eines Kontakts, dann muss diese in allen Datenbanken korrigiert werden. Genau hier setzen wir mit der Live-Verknüpfung von Kontakten im Office Manager an, so Harald Krekeler zu den Hintergründen.

Standardisierte Schnittstellen

Über Standard-Schnittstellen wie ODBC oder ADO greift die DMS-Lösung daher auf die Kontaktdaten in den etablierten Adressbuch-Lösungen zurück. Der Datenaustausch erfolgt dabei entweder mittels Direktzugriff bzw. über Text- oder XML-Dateien. Die Live-Anbindung des Office Manager an diese Lösungen macht es möglich, dass Kontakte schon bei der Belegerfassung nicht nur mit Dokumenten verknüpft, sondern künftig auch automatisch aktualisiert werden, sollte eine Änderung in einem der digitalen Adressbücher erfolgen. Im Rahmen der automatischen Belegerkennung ist es dem Office Manager sogar möglich, in das DMS importierte E-Mails anhand der E-Mail-Adressen selbstständig bereits bekannten Kontakten zuzuordnen. Diese Art der Live-Verknüpfung ermöglicht dem Anwender beispielsweise, sich gezielt den Schriftverkehr mit einem bestimmten Kontakt oder aber alle Rechnungen des letzten Jahres für einen bestimmten Kunden darstellen zu lassen, hebt Harald Krekeler den konkreten, praktischen Nutzen hervor.

Selber ausprobieren

  1. Wenn Sie noch keinen Office Manager installiert haben, dann laden Sie die Testversion bitte von officemanager.de
  2. Zur Einbindung der externen Kontaktdaten wird ein neues Archiv-Datenfeld erstellt. Bei Eingabestil wählen Sie zum Beispiel "Outlook" aus.


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