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Pressemitteilung vom 31.10.2016

Office Manager DMS V16.0 erschienen

Königs Wusterhausen – Der Office Manager V16.0 ist da. Der Entwickler, das Softwarebüro Krekeler, hat der Dokumentenmanagementsoftware (DMS) nicht nur neue Programmfunktionen wie einen Papierkorb in den Archivdatenbanken verpasst. Office Manager 16.0 bringt auch zwei grundlegende Verbesserungen bei den Datenformaten:

  1. Den neuen Firebird SQL-Server für Anwender der Pro-Edition
  2. und das nachträgliche Anpassen von SQLite-Datenbanken.

Firebird SQL-Server löst Desktop-Datenbank MS Access ab

Während Anwender des Office Manager Enterprise den leistungsfähigen MS SQL Server oder MySQL nutzten, war Microsoft Access bis dato das Standardformat der Dokumentenarchive für Anwender der Einstiegsversion Office Manager Pro. Mit dem aktuellen Release ist damit Schluss: Version 16.0 der Archivierungssoftware unterstützt jetzt auch in der Basisausgabe die kostenlose SQL-Datenbanksoftware Firebird.

Für Anwender der Pro-Edition ist das ein gewaltiger Vorteil, insbesondere wenn mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Netzwerkarchive zugreifen. Denn die Firebird-Datenbank erlaubt gegenüber der Desktop-Datenbank Access eine deutliche schnellere Verarbeitungs- und damit Zugriffsgeschwindigkeit – und zwar auch bei großen Archiven. Da jetzt kein direkter Zugriff mehr auf Datenbankdatei mehr notwendig ist, bietet Firebird auch höhere Datensicherheit. Hinzu kommt, dass seit dem letzten großen MS Office-Update im Dezember 2015 etliche Anwender Schwierigkeiten beim Öffnen von Access-Archivdatenbanken im Office Manager hatten. Grund waren durch das Update hervorgerufene defekte Access-Treiber, die dann vom Anwender neu installiert werden mussten. So konnte das nicht weitergehen, ergänzt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Die Firebird-Datenbank wird von der SQL-Software auf dem Server verwaltet. Die einzelnen Office Manager-Arbeitsplätze schicken dieser die Anfragen und Änderungen über das Netzwerk. Hierbei wird nun nicht mehr, wie bei Access und anderen Desktop-Datenbanken, die gesamte Datenbankdatei ausgetauscht, sondern nur diese Anfragen. Dadurch wird die Performance, die Suche und das Hinzufügen von Dokumenten beschleunigt. Je größer die Dokumentenachive oder je mehr Benutzer, desto spürbarer wird der Vorteil. Für professionelle Anwender der Pro-Edition ist dieses Update quasi ein Muss, so Krekeler. Anwender des Office Manager Enterprise nutzen weiterhin den leistungsfähigen MS SQL Server, der unter anderem auch eine servergestützte Volltextsuche bietet. Auch Access wird weiterhin möglich sein.

„Papierkorb“ erlaubt Löschen von Dokumenten mit Wiederherstellungsoption

Wer kennt es nicht: Im Eifer des Gefechts einmal zu schnell auf „OK“ geklickt und schon ist ein Dokument gelöscht. Anwender von Windows Explorer wissen, dass ein gelöschtes Dokument nicht gleich unwiderruflich verloren ist, da es lediglich in den Papierkorb gelegt und somit später jederzeit wiederhergestellt werden kann. Diese Funktion gibt es jetzt auch beim Office Manager. Es hört sich zwar simpel an, für Datenbankanwendungen ist diese Funktion aber nicht selbstverständlich und technisch auch schwierig umzusetzen. Wir haben den Archivdatenbanken im Office Manager dafür extra eine eigene Datenbanktabelle gegeben, informiert Krekeler.

Der Papierkorb, im Übrigen ohne Größen-Begrenzung, funktioniert nicht nur bei lokal abgelegten Dateien. Auch Dateien, die der Anwender im Netzwerk abgelegt hat, können zum Löschen in den Papierkorb gelegt werden. Selbst wenn das Betriebssystem keine Papierkorb-Funktion für das Datenlaufwerk bietet, kann im Office Manager die Papierkorbfunktion genutzt werden. Wer ein Dokument tatsächlich dauerhaft löschen und ein Wiederherstellen vermeiden möchte, beispielsweise aus Datenschutzgründen, kann sich in der Rückfrage des Systems für den Befehl „Endgültig löschen“ entscheiden. Die Verwendung des Papierkorbs kann aber auch in den Sicherheitseinstellungen erzwungen werden, sodass der normale Anwender ein Dokument nicht endgültig löschen darf, so Harald Krekeler.

Weitere Verbesserung

Daneben ergänzen noch zahlreiche kleinere Verbesserungen das aktuelle Softwarerelease. So können einmal angelegte Datenfelder jetzt auch in SQLite, dem für Einzelarbeitsplätze empfohlenen Archivformat, vom Anwender nachträglich geändert oder gelöscht werden. Ab sofort ist es zudem möglich, einige Programmfunktionen nach deren Ausführung zu widerrufen. Auch die Größe der Vorschaubilder beim manuellen Stapelscan kann der Anwender jetzt anpassen. So kann er die Seiten besser erkennen. Immerhin legt er ja mit Hilfe der Vorschaubilder fest, wo ein neues Dokument beginnt oder korrigiert die Reihenfolge der Seiten, erläutert Krekeler. Office Manager wurde darüber hinaus mit besseren Schriftgrößen der Tabellen sowie der Möglichkeit des Speicherns von Dokumenten auf CD weiter an das aktuelle Windows 10 angepasst.

» Liste aller Verbesserungen
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