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Pressemitteilung vom 07.11.2017

Office Manager DMS erhält Dokumentenrevision

Neueste Version stellt die elektronische Archivierung gemäß GoBD sicher

Königs Wusterhausen – Das Softwarebüro Krekeler veröffentlicht Version 17.0 seiner Dokumentenmanagement-Software Office Manager für Windows-Betriebssysteme. Mit dem neuen Major-Release des DMS ist die GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten vollumfänglich möglich.

Dazu sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros: Die revisionssichere Archivierung ist mit Office Manager zwar schon seit längerer Zeit möglich. Neu hinzugekommen ist jetzt jedoch auch die Nachvollziehbarkeit eventueller Dokumentenänderungen und die Bestätigung der Unveränderbarkeit eines Dokuments.

Vorschriften für digitale Archivierung

Die Vorteile der digitalen Archivierung haben längst auch mittlere und kleine Betriebe erkannt: Allein der schnelle, abteilungsübergreifende Datenzugriff sowie die Einsparpotenziale für Papier und Lagerraum machen die Abkehr vom übervollen Aktenschrank leicht. Dennoch müssen bei der digitalen Archivierung einige gesetzliche Bestimmungen berücksichtigt werden. Die Vorgaben für eine IT-gestützte Buchführung sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beschrieben. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit archivierter Unterlagen.

Jeder Unternehmer kennt den Fall, dass schon mal eine Rechnung nachträglich korrigiert werden musste. Dies ist jetzt auch rechtskonform problemlos möglich, denn der ursprüngliche erfasste Beleg bleibt automatisch als Version beibehalten. Im Falle einer GoBD-Prüfung wird auf den Vorgang hingewiesen, indem der Prüfer eine eindeutige Bestätigung des Dokumentenstatus erhält, ohne wie bisher das Protokoll analysieren zu müssen, nennt Krekeler einen praktischen Anwendungsfall.

Neue Recherchefunktionen

Mit dem neuen GoBD-Modus einher gehen auch etliche andere Neuerungen im Office Manager. Dazu zählen etwa Verbesserungen im Hauptmenü, schnellere Volltextindexierung sowie Schreibschutz und Kommentarfunktion im GoBD-Modus. Darüber hinaus findet die Neuindexierung eines Dokuments für die Volltextsuche künftig nur statt, wenn der Datei-Hashwert abweicht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Datei verändert wurde. Bisher war ein unnötiges Einlesen möglich, weil nur das Dateidatum geprüft wurde, erläutert Harald Krekeler. Darüber hinaus warnt die Software künftig beim Import von Dateien mit JBig2-komprimierten Bildern.

Damit nicht genug. Die neue Version des Office Manager hat noch viele weitere Funktionen an Bord, darunter neue Suchfunktionen und die optionale Verschlüsselung von Archivdatenbanken im SQLite-Format, um diese Datenbanken vor unbefugten Zugriffen besser zu schützen.

Office Manager 17.0 ist ab sofort als 32 und 64 Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab XP in einer Enterprise-Version für Firmennetzwerke sowie als Edition „Pro“ für Einzelarbeitsplätze erhältlich.

» White Paper zur neuen Dokumentenrevision



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