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Pressemitteilung vom 04.05.2017

Trotz fortschreitender Digitalisierung

Papierbasierte Prozesse sind aus Unternehmen nicht wegzudenken

Königs Wusterhausen – Briefpost wird ersetzt durch E-Mail, Apps zur Arbeitszeiterfassung lösen Stundenzettel und Rechnungen ab, die dank Buchhaltungssoftware elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Daneben: Telefonnotizen, Materialscheine und Angebote, die sich in der Papierablage stapeln.

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist noch viel Luft nach oben. Aber wenn es Unternehmen nicht schaffen, digitale und papiergebundene Daten zusammenzuführen, kann die digitale Transformation nicht gelingen, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. Er ist davon überzeugt, dass Unternehmen aller Branchen, gleich ob Handwerker, Einzel- oder Onlinehändler oder Finanzdienstleister, einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung und Nutzung ihrer Daten und Informationen brauchen.

DMS führt digitale und papiergebundene Daten zusammen

Screenshot Office Manager 16.0Damit dies gelingt, benötigen sie eine Lösung, mit der sie papierbasierte Prozesse in digitale einbinden können. Denn noch immer laufen in drei Viertel aller Unternehmen die Hälfte der Prozesse – oder mehr – papierbasiert ab, bei rund jedem Fünften sind es sogar noch alle. Das sind die Ergebnisse einer neuen Umfrage des Branchenverbandes Bitkom.

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems lassen sich Dokumente und Geschäftsprozesse einfach und ohne Aufwand digital erstellen, verwalten und archivieren. Mit einem DMS, wie dem vom Softwarebüro Krekeler entwickelten Office Manager, können Unternehmen nicht nur sicherstellen, dass zu Beginn eines Arbeitsschrittes alle notwendigen Informationen und Materialien vorhanden sind und weder Fristen übersehen noch der Überblick verloren geht.

Office Manager vernetzt zudem alle anderen IT-Geräte wie Drucker, Scanner und Kopierer, sodass sich die Daten problemlos hin und her schieben lassen. Beispielsweise können Dateien ganz einfach vom Desktop eines Rechners mit einem Mausklick in den Office Manager importiert und Dokumente direkt in dem entsprechenden Projekteintrag abgelegt werden, verdeutlicht Harald Krekeler. Für Papier-Dokumente bedeutet es: Sie werden gescannt, verschlagwortet und projektbezogen digital archiviert. Eine neue Schnittstelle zum Dokumentenscanner ScanSnap von Fujitsu ermöglicht dem Anwender, auch diesen Scanner vom DMS aus anzusteuern. ScanSnap erstellt durchsuchbare PDF und informiert Office Manager über die neue Datei, die dieser archiviert.

Eine Digitalisierung erleichtert die Automatisierung

Mit einem DMS wissen Mitarbeiter außerdem auf Knopfdruck, in welchem Stadium sich gerade ein Vorgang befindet. Das ist besonders vorteilhaft bei krankheits- oder urlaubsbedingter Abwesenheit von Kollegen. Dank Volltextabfrage – für den Anwender quasi nur ein Mausklick – sind Dokumente und Dateien nämlich sofort parat und können, bei entsprechenden Zugriffsrechten, weiter bearbeitet werden, so Krekeler. Zudem ist Office Manager mit einer Buchhaltungsschnittstelle ausgestattet, die eine Daten-Synchronisation mit den gängigen Buchhaltungslösungen Lexware und DATEV erlaubt. Hierfür bietet Office Manager zur Archivierung von Buchungsbelegen umfassende Importfunktionen. Per Knopfdruck erfasst das DMS Belege, verknüpft sie mit ihren Dokumenteneigenschaften, wie Datum, Buchungsjahr und Betrag und legt sie im zentralen Dokumentenmanagementsystem ab.

Ein weiterer Pluspunkt: Auch alltägliche Büroarbeiten lassen sich mit einem DMS einfach umsetzen. Um zum Beispiel einen Brief zu schreiben, wählt der Anwender einfach die gewünschte Dokumentvorlage. Office Manager erstellt den Brief, der sich automatisch im entsprechenden Textverarbeitungsprogramm öffnet, erläutert Harald Krekeler.

Siehe auch

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