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Pressemitteilung vom 10.06.2010

Im Zeichen der Compliance (Teil 1)

Elektronische Rechnungen dank DMS-Lösungen richtig archivieren

Königs Wusterhausen - Böse Überraschung bei der Steuererklärung: Wer aus eingehenden elektronischen Rechnungen Vorsteuer geltend machen will und dafür nur das ausgedruckte PDF-Dokument archiviert, dem drohen ärgerliche Steuernachzahlungen. Das zu verhindern bedarf einer kompletten elektronischen Archivierung von Rechnungen, wie sie die Dokumentenmanagementsoftware Office Manager einfach und effektiv möglich macht.

Viele Unternehmen senden heute Ihre Rechnungen als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang und nicht mehr auf Papier, weiß Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler, das auf die Entwicklung von Business-Lösungen für Dokumentenmanagement und -archivierung spezialisiert ist. Rechnungsempfänger drucken dann oft die PDF-Anhänge aus und legen diese ad acta. Dabei übersehen sie jedoch wichtige gesetzliche Vorschriften aus dem Steuer- und Handelsrecht. Hiernach gilt: Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt auf dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. Es muss also die Signatur elektronisch überprüft und das Prüfungsergebnis ebenso archiviert werden wie die komplette E-Mail mit der anhängenden Rechnung, erklärt Krekeler.

Mit dem Office Manager bietet das Softwarebüro Krekeler eine bedienerfreundliche DMS-Lösung, mittels der Dokumente binnen Sekunden über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kunden- und Projektkategorien gefunden werden können. Sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente können auf diese Weise abgelegt, schnellstmöglich wiedergefunden und bearbeitet werden. Der Office Manager findet so auch jede Rechnung innerhalb weniger Sekunden, informiert Krekeler und erklärt: Unser Office Manager übernimmt die Rechnung auch dann in den Volltextindex, wenn die PDF nur als gezippte E-Mail-Anlage vorliegt.

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Siehe auch

» Pressemeldung Papier-Rechnungen archivieren vom 30.11.2010
» Pressemeldung ZUGFeRD-Rechnungen vom 10.03.2015
» Artikel Digitale Archivierung von Eingangsrechnungen



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