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Pressemitteilung vom 28.07.2009
Königs Wusterhausen - Bereits jedes zweite Unternehmen setzt aktuellen Studien zufolge eine spezielle Software für die Dokumentenverwaltung ein. DMS-Lösungen wie der Office Manager vom Softwarebüro Krekeler sind demnach beliebter denn je. Dabei werden ihre Funktionen am häufigsten zum Erfassen und Scannen von Dokumenten genutzt sowie für die Recherche und Archivierung eingesetzt.
Für Harald Krekeler vom gleichnamigen Softwarehersteller ist diese Entwicklung nicht überraschend: "Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile eines softwaregestützten Dokumentenmanagements. Wichtige Unterlagen sind schnell zur Hand, betriebliche Prozesse werden beschleunigt und die Produktivität im Unternehmen steigt." Dennoch würden die Potentiale von DMS nach Ansicht des Experten bei weitem noch nicht ausgeschöpft.
"Ist die richtige Lösung im Einsatz, kann mithilfe des Dokumentenmanagementsystems auch die Zusammenarbeit in Projektteams um einiges effizienter gestaltet werden. So können digitale Unterlagen im Unternehmen mit unserem Office Manager beispielsweise mehreren Mitarbeitern gleichzeitig verfügbar gemacht werden", erläutert Krekeler. Die neueste Version der beliebten DMS-Lösung, die auch als leistungsfähige Enterprise-Variante für große Unternehmensnetzwerke erhältlich ist, erfasst sogar Datei-Anhänge von E-Mails, überführt sie zuverlässig ins System und indexiert sie.
Vorteile hat dies vor allem auch in punkto Compliance: Denn unter die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, denen alle Unternehmen hierzulande unterliegen, fallen auch E-Mail-Anhänge, sofern sie steuerrechtlich von Relevanz sind. "Der Gesetzgeber ist zweifelsohne ein wichtiger Handlungstreiber, wenn es um die Anschaffung einer DMS-Lösung angeht", weiß Krekeler aus Kundengesprächen zu berichten.