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Pressemitteilung vom 08.08.2016

Elektronischer Workflow für die Rechnungsfreigabe spart Zeit und senkt Kosten

Königs Wusterhausen – Unternehmen mit mehreren Standorten oder Filialen kennen es: Eingangsrechnungen treffen meist verteilt auf alle Niederlassungen ein und werden für Freigaben, Einbuchungen in die Buchhaltungssoftware sowie die eigentliche Zahlung dann zwischen den Kollegen und Standorten hin- und hergeschickt. Das ist ein aufwändiger Prozess, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Bedenkt man allein, dass Skontofristen deshalb häufig nicht ausgeschöpft und auch Zahlungsziele nicht immer eingehalten werden können, kostet er zusätzlich auch Geld, gibt Harald Krekeler zu bedenken. Mit der von seinem gleichnamigen Softwarebüro entwickelten DMS Office Manager können Unternehmen jedoch ihre Eingangsrechnungen ganz einfach elektronisch bearbeiten.

Rechnungseigenschaften erkennen

Jede Papierrechnung wird hierfür zunächst gescannt, im Office Manager abgelegt und kategorisiert. Das DMS erfasst neben dem Kreditor und der Belegnummer außerdem auch das Buchungsjahr. Belege sind dann über eine Zeitraum-Suche schnell wieder auffindbar. Außerdem wartet die Software mit einer Volltextsuche auf, mit der das gesamte elektronische Archiv inklusive der Buchungsdaten nach Schlagworten und Belegnummern durchsucht werden kann.

Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungslösungen DATEV und Lexware ermöglichen einen automatischen Import der Buchungsdaten wie der Bankverbindung oder dem Rechnungsbetrag in die Archivierungssoftware. Die Rechnung ist nun vorkonvertiert und der Workflow kann beginnen. Die Freigeber, beispielsweise Abteilungsleiter, erhalten über das DMS nun die sie betreffende Rechnung, können sie prüfen und freigeben oder ablehnen. Eine entsprechende Rechtevergabe ermöglicht es den Mitarbeiter der kaufmännischen Abteilung zusätzlich den kompletten Rechnungsworkflow einzusehen, erläutert Harald Krekeler.

Überblick erhalten

Statt mehrere Tage auf die Freigaben der Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zu warten, kann die Buchhaltung auf diese Weise mehrere Rechnungen innerhalb eines Tages bearbeiten. Zudem weiß sie – oder bei Bedarf auch die Geschäftsführung – jederzeit, wo sich welche Rechnung in welchem Status befindet. Die mobile Office Manager App ermöglicht es sogar, ortsunabhängig von unterwegs Dokumente einzusehen und Freigaben zu erteilen. Die Dokumente liegen dabei nicht in der Cloud, stattdessen dient der auf dem heimischen Rechner installierte Office Manager als Server.



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