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Pressemitteilung vom 26.01.2011

„Klar Schiff“ im Büro

Dokumentenmanagement-Software schafft Ordnung und Sicherheit

Es ist ein häufiges Bild in vielen Büros: Die Dokumentenflut im Arbeitsalltag scheint immer stärker zu werden und die Aktenordner türmen sich mehr und mehr auf. Da heißt es, mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) das Ruder herum zu reißen - und von den zahlreichen Vorteilen eines papierlosen Büros zu profitieren, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler und Entwickler der DMS-Lösung Office Manager und zählt auf: Eine erhebliche Zeit- und Platzeinsparung, ein geringerer Papierverbrauch und ein effizienteres Arbeiten sind hier nur einige Beispiele.

So erlaubt ein DMS etwa die Verwaltung aller elektronischen und zuvor papiergebundenen Dokumente in einem gemeinsamen, zentralen Archiv. Da Papierdokumente nach der Digitalisierung häufig vernichtet werden dürfen, kann erheblich an Lagerplatz eingespart werden. Die Übersichtlichkeit im Büro steigt wieder. Auch Versand- und Liegezeiten können effektiv reduziert werden. Hinzu kommt eine vereinfachte, beschleunigte Suche nach Dokumenten, wenn diese wie beim Office Manager via Katalogisierung nach Projekten oder Kunden und Volltextindexierung archiviert sind. Dabei können zusätzliche Informationen, Notizen und Protokolle gemeinsam mit dem Dokument gespeichert werden.

Weiterhin ermöglicht eine Dokumentenmanagement-Software die schnelle elektronische Verfügbarkeit der Informationen für autorisierte Mitarbeiter bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Personen. Durch die Definition von Zugriffsberechtigungen - die im Papierarchiv nur etwa durch verschließbare Schränke möglich ist - können unautorisierte Zugriffe vermieden und die Sicherheit empfindlicher Daten gewährleistet werden. Hinzu kommt ein sehr einfaches Back-Up der Informationen auf externen Datenträgern, die sicher, zum Beispiel in Bankschließfächern, gelagert werden können.

Hervorzuheben ist zudem, dass ein DMS einfach an andere Softwaresysteme angebunden werden kann, informiert Krekeler. Auf diese Weise können etwa Termine oder Aufgaben gemeinsam mit den Dokumenten verwaltet werden. Ganz wesentlich ist außerdem, dass mittels DMS die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften zur Archivierung steuerrelevanter Dokumente erheblich vereinfacht wird, fügt Harald Krekeler einen weiteren zentralen Pluspunkt hinzu.

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